职场汇报工作一定要注意这些
2018年09月20日 22:20:46
201 修行在职场

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在很多人的职业观念里,汇报工作都是表面文章,其实这是一种偏见。汇报,本身就是工作的一部分,不是形式而是内容。

松下幸之助的传人江口克彦认为“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。”

甚至于说不汇报工作就是不尊重领导,《哈佛学不到》的作者马克·麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作,相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”

心理学研究表明,人们对一个事物越熟悉就会越喜欢。所以想要在职场中获得一个好的发展,让老板喜欢你,就必须提高你的“职场能见度”

说到提高“职场能见度”,很多人会以为是提高活跃度,多闲聊多打诨,事实上并非如此。而是与工作挂钩的地方提高你的活跃度,最简单的就是从汇报工作开始。

职场中, 汇报工作还有一个好处,那就是领导能掌握项目的最新状态,一旦遇到困难和麻烦,领导就可以在人力、物力上给予支持, 比下属独自向 着头做事要强上千百倍。值得注意的是,向领导汇报工作 定要实事求 是,切忌添油加醋。 

什么时候去汇报工作

小编用一张图总结6个汇报工作的时间点,在这6个时间点上,必须要汇报工作。

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1.做好工作计划时

做好工作计划时,应当向上级汇报一下,让领导了解计划的内容,提出建议。这样经过领导许可之后的计划,至少做的工作是对方想要的东西。

2.工作中遇到一定困难或取得一定成果时

工作进行到一定程度时,遇到困难或取得成果,要让上级心理有数,给予帮助或者支持。

3.工作进行中出现意外

工作中出现意外,要及时汇报。寻求支持和帮助,也让上司认识和把握全局。

4.需要做出超权限的决策时

超出权限的事请示上级,一方面是表示尊重,另一方面也让自己不用承担不必要的责任。超出权利范围的事情,很容易失控。

5.工作出错时

很多人报喜不报忧,其实这样的结果是很不好的。工作中出现失误,一定要及时汇报,有利于早点采取措施来减少损失。

6.工作完成后及时汇报

工作完成后,要把整体情况向领导做个汇报。有重点,有层次的汇报。哪里做得好,需要继续发扬;哪里存在问题,需要改进,怎么改进等等。

怎样汇报工作

“汇报工作”千万要跟“讨教”区分开。在《哈佛商业评论》有史以来重印最多的一篇文章《谁背上的猴子》中,把猴子比喻为工作,形象的描述了工作中“讨教”的现象。

下属经常以“老板我们遇到了一个问题,你看这个怎么解决….”的方式,把本属于自己的工作转移到了上司手中。原来在下属肩上的猴子,现在跳到了上司的肩上。自己轻松了,上司忙坏了。

所以可以看到很多上司经常讲一句话:“不要带问题,带解决方案来找我。”讨教的公式是:您告诉我该怎么做?而汇报的公式是:我这样做您同意吗?

小编这里分别以日常的工作汇报和用于正式决策的汇报为例,说明一下如何做汇报。

日常工作汇报

日常的工作汇报,可以采用日本的KPT法则,由三个部分组成:

Keep:当前正在做的事务或者项目的正常描述;

Problem:今日所遇到的问题;

Try:接下来准备要尝试的解决方案。

举一个例子,假如我是某公司的活动执行,那么今天的工作汇报可能就是这样的:

汇报人:Toto

日期:2015.08.30

K:今天继续与商场洽谈,其中A商场已答应承接九月初的活动,B商场仍在考虑中,明天继续跟进。

P:A商场的活动预算超标

T:明天再重新核算一下成本,看哪些物品可以由商场免费提供或者其他赞助商赞助,精简预算。

当然也可能不需要这么格式化,公司氛围轻松的,直接上发消息:“老板我下班啦,今天跟A商场blablablabla”。总之不管形式如何,一定要建立和保持这个沟通机制。

汇报时要注意的点

第一,有重点,有中心。泛泛而谈,毫无重点的汇报会给人肤浅的感觉。般来说,汇报者可把自己主管的或较为熟悉的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结,以便让领导在短时间内了解自己做出的成绩。

第二,以线带面,有张有弛。汇报工作不可“眉毛胡子一把抓”,要讲究一定的逻辑层次。通常,汇报要围绕条线, 也就是本单位工作的整体思路和中心工作;展开一个面,也就是依次叙述相关工作的措施关键环节、遇到的问题、处理结果、收到的成效等内容。

第三,弥补缺憾,多方展示。在向领导汇报工作的过程中,免不了会出现一些失误,比如,对个别情况把握不准或漏掉部分内容、归纳总结不够全面等。要想最大限度挽救失误,可采取给领导提供一些背景资料、组织参观活动、利用其他接触机会跟领导交流的方法,对汇报进行 补充和修正,以保证其更加周密和圆满。

第四,调整状态,营造氛围。向领导汇报工作之前,要先营造出有利于汇报的氛围,比如先就些轻松的话题做简单的交谈。 这不仅仅是必要的礼节,而且还是调整状态的最后机会,下属可以利用这个时间稳定情绪,理清汇报的大脉络,打好腹稿。

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